Elektronsko potrdilo o upravičeni zadržanosti od dela (eBOL)

Z začetkom leta 2020 je Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije (ZZZS) skupaj z izvajalci zdravstvenih storitev in Ministrstvom za javno upravo uvedel elektronsko potrdilo o upravičeni zadržanosti od dela (eBOL), ki nadomešča sedanjo papirno listino in poenostavlja postopke za izvajalce zdravstvenih storitev, zavarovance, delodajalce, samostojne zavezance, Finančno upravo Republike Slovenije, Nacionalni inštitut za javno zdravje in ZZZS.

Postopek zapisa eBOL poteka tako, da osebni zdravnik najprej ugotovi utemeljenost začasne zadržanosti od dela (trajanje, razlog, drugi elementi zadržanosti). Nato eBOL v svoj informacijski sistem zapiše osebni zdravnik, nadomestni zdravnik, zdravnik specializant ali pooblaščena oseba (medicinska sestra ali druga pooblaščena oseba). Pri izdaji eBOL pooblaščena oseba izvede branje osebnih podatkov in podatkov OZZ zavarovane osebe in če je potrebno tudi povezane osebe iz on-line sistema (npr. branje podatkov o otroku, če gre za nego otroka). Priporočamo, da se izvede tudi branje podatkov o že zapisanih eBOL zavarovane osebe, da se zmanjša možnosti napak. Nato pooblaščena oseba preveri pravilnost podatkov eBOL s t.i. kontrolnim zapisom v on-line sistem, za katerega ni potreben digitalni podpis osebnega zdravnika. Ob tem se izvede več kot 100 kontrol, s katerimi se zagotavlja celovitost in točnost podatkov ter preveri, ali so glede na urejenost obveznega zdravstvenega zavarovanja izpolnjeni vsi pogoji za izdajo eBOL. Če on-line sistem javi napake, jih je potrebno popraviti in ponovno izvesti kontrolni zapis, če ni napak, sistem dodeli eBOL številko. eBOL številka se prepiše tudi na papirno listino BOL. Prav tako se na papirno listino, ki jo od 1.2.2020 dalje nadomesti izpis podatkov na papirju A4 formata, kadar bo to tak izpis potreben, prepišejo podatki o digitalnem potrdilu osebnega zdravnika (kdo, kdaj, s katerim digitalnim potrdilom je podpisal eBOL – t.i. vizualizacija digitalnega podpisa). Na koncu eBOL z digitalnim potrdilom iz profesionalne kartice ali drugim digitalnim potrdilom podpiše osebni zdravnik, ali nadomestni zdravnik oz. zdravnik specializant (ne pa tudi medicinska sestra), sam zdravnik ali pooblaščena oseba pa ga zapiše v on-line sistem. Tako eBOL ne bo več vseboval lastnoročnega podpisa zdravnika in žiga. Tudi preklic oziroma storno eBOL lahko z digitalnim potrdilom podpiše le osebni zdravnik, nadomestni zdravnik oziroma zdravnik specializant. Podrobnosti v zvezi z opisanim postopkom, glede branja podatkov o zavarovani in povezani osebi, nadomestnem zdravniku, specializantih, digitalnimi potrdili ter pravili v primeru nedelovanja sistema, preklica oziroma storna eBOL, glede povezane osebe, možnosti zapisa eBOL-a vnaprej, so razvidne iz Navodila za zajem in posredovanje podatkov iz Potrdil o upravičeni zadržanosti od dela v sistem on-line, ki je na voljo na tej povezavi.

Do vključno 31. januarja 2020 zavarovanec pri izvajalcu prejme tudi še izpis eBOL na obstoječem zelenem obrazcu. Od 1. februarja 2020 pa tak izpis prejmejo le še tisti zavarovanci, katerih zavezanci niso vpisani v Poslovni register Slovenije in posledično niso v sistemu SPOT (eVEM), zato nimajo možnosti za prevzem eBOL. To so:

• zaposleni pri fizičnih osebah,
• zaposleni pri tujih in mednarodnih organizacijah in ustanovah, tujih konzularnih in diplomatskih predstavništvih v Sloveniji,
• nekatere osebe, ki so v delovnem razmerju na območju Republike Slovenije pri osebah, ki opravljajo poklicno dejavnost kot edini in glavni poklic (npr. zaposleni pri verskem uslužbencu),
• kmetje,
• verski uslužbenci,
• vrhunski športniki,
• brezposelne osebe (prejemniki denarnega nadomestila pri zavodu za zaposlovanje,
• sočasno zaposleni, samozaposleni ter družbeniki v drugi državi članici EU.

Papirno listino zavarovanci prejmejo tudi v redkih primerih nedelovanja informacijskega sistema pri izvajalcu ali nedelovanja on-line sistema, vendar mora izvajalec po odpravi napake pripraviti tudi elektronski bolniški list, tako da zavarovancem izpisa ni potrebno dostaviti delodajalcu, razen če delodajalec potrdilo potrebuje v zelo kratkem času.

Od 1. 2. 2020 naprej se izpis pripravi na običajen bel papir formata A4.

Za zadržanosti od 1. 2. 2020 so delodajalci (z izjemo zgoraj navedenih primerov) zavezani prevzemati eBOL preko sistema SPOT (eVEM).

Novost prinaša poenostavitve postopkov in prihranke pri izvajalcih zdravstvene dejavnosti – osebnih zdravnikih, ki so pooblaščeni za izdajo eBOL, zavarovancih, delodajalcih, Finančni upravi RS (FURS), Nacionalnem inštitutu za javno zdravje (NIJZ) in ZZZS-ju, saj trenutna izdaja BOL v papirni obliki predstavlja administrativno oviro za vse naštete subjekte.

• za izvajalce: izvajalci ne bodo imeli več stroškov z nakupom predtiskanih obrazcev in s tiskanjem BOL, prav tako pričakujemo, da se bo s časom zmanjšalo število obiskov zavarovancev v ambulantah, saj jim zgolj zaradi pridobitve eBOL ne bo potrebno obiskati zdravnika, če bo le-ta ocenil, da pregled ob zaključku bolniškega staleža ni potreben. Poudariti je potrebno, da so osebni zdravniki, ki so pooblaščeni za izdajo BOL, v letu 2018 izdali 1.572.468 obrazcev BOL. Nadalje bodo imele pooblaščene osebe za zapis podatkov eBOL (osebni zdravnik, nadomestni zdravnik, specializant, medicinska sestra, ipd.) na voljo tudi podatke o preteklih zadržanostih zavarovanca od dela, kar jim bo v pomoč pri odločanju glede nadaljnje odsotnosti z dela. Ukinjeno bo tudi pošiljanje podatkov o izdanih BOL od izvajalcev zdravstvenih storitev na NIJZ, saj bodo podatki iz eBOL neposredno posredovani na NIJZ.
• za zavarovance: zavarovancu ne bo več potrebno dostaviti BOL delodajalcu, saj bo delodajalcem omogočen dostop do podatkov eBOL za njihove zaposlene prek sistema SPOT (eVEM). Samostojnim zavezancem ne bo več potreben obisk FURS-a zaradi izpolnitve zadnje strani BOL. Zavarovane osebe lahko dostopajo do eBOL na ZZZS portalu za zavarovane osebe, kjer lahko preverijo, ali je osebni zdravnik izdal eBOL in pridobijo izpis eBOL za primere uveljavljanja svojih pravic na drugih področjih (nezgodna zavarovanja, inšpekcijski pregledi, ipd.).
• za delodajalce: ukinitev papirne listine ter nadgradnja njihovih informacijskih sistemov za obračun plač in nadomestil plač, za delodajalce pomeni avtomatski vnos podatkov iz eBOL v njihove sisteme ter avtomatsko pripravo zahtevkov za refundacijo nadomestila plače na ZZZS in jim teh podatkov ni več potrebno ročno vnašati. Prav tako delodajalcem ne bo potrebno k zahtevkom za refundacijo nadomestil plač prilagati fotokopijo ali skeniran BOL.
• za FURS: FURS-u ne bo več potrebno ročno izpolnjevati podatkov o osnovi za nadomestilo plače za samostojnega zavezanca, na ZZZS pa bodo ročne kontrole skladnosti zahtevkov in podatkov iz eBOL nadomeščene z avtomatskimi kontrolami.

Vsebinske in tehnične rešitve glede uvedbe eBOL je Zavod usklajeval s predstavniki Združenja zdravstvenih zavodov Slovenije, Zdravniške zbornice Slovenije in Slovenskega zdravniškega društva, ki so imenovali svoje predstavnike v delovno skupino, ki je sproti pregledovala pripravljene načrte in rešitve s ciljem, da bodo vsebovale vse potrebne funkcionalnosti in bodo kar se da prilagojene postopkom v ambulantah in komunikaciji zdravnika z zavarovancem. Navedeni predstavniki so tudi spremljali rezultate uvajanja eBOL pri 7 pilotnih izvajalcih. Uvedba eBOL je bila predstavljena tudi predstavnikom Koordinativnega telesa družinske medicine. Prav tako Zavod tesno sodeluje s programskimi hišami, ki pripravljajo informacijske rešitve za izvajalce.

Zavod pri načrtovanju in razvoju rešitev posveča veliko pozornost varnosti osebnih podatkov, saj podatki o upravičeni zadržanosti od dela spadajo med občutljive osebne podatke, zato bodo dostopni le pooblaščenim osebam. Zagotovljene bodo celovite sledi pošiljanja in dostopov do podatkov. Z digitalnimi podpisi pa bodo zagotovljena kakovostna dokazila o avtorstvu in celovitosti eBOL. Zavod je Informacijskemu pooblaščencu, skladno z veljavnimi predpisi, v mnenje predložil Oceno učinkov na varstvo osebnih podatkov v zvezi z uporabo sistema eBOL.

V Splošnem dogovoru 2019 so bila zagotovljena namenska finančna sredstva za uvedbo eBOL. Sredstva so bila vključena v povečanje sredstev za informatizacijo v kalkulacijah družinske medicine ter otroško šolskih dispanzerjev (VZD 302 001, 327 009 in 327 011) v višini 285,57 € na tim. Sredstva so vračunana v ceno storitve, kar pomeni, da izvajalci to vrednost prejmejo preko povečane cene količnika v letu 2019.